2020年04月25日
新型コロナウイルス対策と株主総会の開催＜会社法＞
１．株主総会の開催時期の延期
（１）定款の定めと集中開催
会社法は、定時株主総会は毎事業年度の終了後一定の時期に招集しなければならない(会社法296条1項)と定めます。日本では多くの企業が3月末日を事業年度末日(決算期)とし、定時株主総会の議決権とこの総会において決議される剰余金の配当（会社法453条、454条）の受領権の基準日（会社法124条1項）を、決算期と一致させる定款の規定を置いています。
基準日の効力は基準日から3カ月以内(会社法124条2項)ですから、定款に3月末日を基準日とすると6月中に株主総会を開催しなければならないことになります。その際、取締役会における計算書類の作成や監査のスケジュールを確保し、招集通知の発出時期(公開会社では株主総会の日の2週間前まで(会社法299条1項))を勘案すると、日本の上場会社の多くが6月下旬に株主総会を集中して開催しているのが実態です。これは、決算期毎に開かれる定時株主総会で議決権を行使しかつその決議によって配当を受け取るのは、株主総会時点の株主ではなく、むしろ決算期時点の株主であるべきであるとする考え方に基づくものといえますが、理論的な根拠がないと学説上批判されていたところです。
そこで近年は、個人株主が出席しやすい時期にするべく、6月下旬の集中日を避ける傾向がでてきています。しかし、東京証券取引所の2019年の株主総会の運営に関する調査によれば、2019年6月27日(木)が｢6月最終営業日の前営業日｣で最も集中する日であり、2330社中、719社(30.8％)が開催することとされていますので、依然として6月下旬に開催する会社が多いことがわかります。
（２）3ヵ月以内または定款の定めとは異なる時期の開催
それでは、3月末日を決算期とする会社でも、6月下旬に株主総会を開催できない場合はどうなるのでしょうか。1で述べたように、全国規模の大規模イベント等の開催については慎重な取扱いが求められる現在においては、定時株主総会が当初予定していた時期に開催できない場合も考えられます。そうなると、会社法や定款の定めに違反し、法的な制裁を受ける恐れはないのでしょうか。
これについて先例となるのは、2011(平成23)年3月11日の東日本大震災における対応です。この時も天災等により定款所定の時期に定時株主総会を開催することができない状況となっている株式会社が多数にのぼる可能性がありました。そこで法務省は、ホームページで定時株主総会の開催時期と定款の定めに関する2つのお知らせを公表しました。その1つめは、会社法296条1項があるものの、会社法は、事業年度の終了後3カ月以内に必ず定時株主総会を招集しなければならないものとしているわけではないというものです。その2つめは、特定の時期に定時株主総会を開催すべき旨の定款の定めが置かれていたとしても、それは通常、天災等のような極めて特殊な事情によりその時期に定時株主総会を開催することができない状況が生じた場合にまで形式的・画一的に適用してその時期に定時株主総会を開催しなければならないものとする趣旨ではないと考えるのが、合理的な意思解釈であると思われます、と述べるものです。
これらから、東日本大震災の影響により、当初予定した時期や定款で定めた特定の時期に定時株主総会を開催することができない状況が生じている場合には、そのような状況が解消され、開催が可能となった時点で定時株主総会を開催することとすれば、会社法の規定に違反することにはならないと考えればよいということになります。
（３）株主総会の開催時期の延期と基準日株主の権利
新型コロナウイルス感染症対策としても、法務省は、東日本大震災の時と同様に、｢通常、天災その他の事由によりその時期に定時株主総会を開催することができない状況が生じたときまで、その時期に定時株主総会を開催することを要求する趣旨ではない」から、「今般の新型コロナウイルス感染症に関連し、定款で定めた時期に定時株主総会を開催することができない状況が生じた場合には、その状況が解消された後合理的な期間内に定時株主総会を開催すれば足りる」ものとする見解を示しています。
もっとも、定款に基準日を定めた場合に、基準日に株主名簿に記載・記録された基準日株主が行使することができる権利は、基準日から3カ月以内に行使するものに限られます（会社法124条2項）。そのため、定款に定められた基準日から3ヵ月以内に定時株主総会が開催できない場合には、新たに議決権行使のための基準日を定め、当該基準日の2週間前までに、当該基準日と基準日株主が行使することができる権利の内容を公告しなければならないことになります(同条3項本文）。定時株主総会を延期する場合はこの点に留意する必要があります。
（４）剰余金の配当
また、法務省の見解によれば、今般の新型コロナウイルス感染症に関連し、特定の日を剰余金の配当の基準日とする定款の定めがある場合でも、その特定の日を基準日として剰余金の配当をすることができない状況が生じたときは、定款で定めた剰余金の配当の基準日株主に対する配当はせず、その特定の日と異なる日を剰余金の配当の基準日と定め、当該基準日株主に剰余金の配当をすることもできるものとしています。この場合も、（3）で述べたのと同様に、新たな基準日の2週間前までに公告する必要があります(会社法124条3項本文）。
２．株主総会開催に向けた対応策
株主総会の延期を検討する会社もあるでしょうが、急に新たに適当な会場を確保することが困難な場合も多いことから、例年通り6月下旬のスケジュールで株主総会を開催するという判断を下す会社もあるでしょう。6月の定時株主総会を延期しても、新型コロナウイルス感染症の拡大がいつ終息するかの見通しが立たない現時点では、一度終息しても株主総会の会場を確保して招集通知を発出している間にまた感染症が蔓延する危険性もあるからです。その場合の留意点を検討します。
（１）株主総会開催前の対応策
1で述べたように新型コロナウイルス感染症対策としては、全国規模の大規模イベント等の開催について、①換気が悪く、②多くの人が密集し、③近距離での会話や発声が行われるという3つの条件が同時に重なるような場を避けることが求められます。そうであれば、株主総会に感染の疑いのある者の来場はもとより、人が集まることを自粛するように取り計らうことが大切になります。株主総会の開催には、(一)株主、(二)役員、(三)株主総会開催関係スタッフが関係します。
まず、(一)株主については、株主総会への来場の自粛を要請する方法が考えられます。例えば2020年3月27日に株主総会を開催した楽天では、株主に株主総会への来場の自粛を要請しました。新型コロナウイルスに感染すると重症化する可能性の高い高齢者や糖尿病・高血圧等の基礎疾患のある者には特に注意喚起する必要があります。
それに該当する(二)役員や(三)株主総会開催関係スタッフについても注意を払う必要があります。株主総会では受付事務のために証券代行機関の応援を受ける場合や会場内外の警備・整理のために警察の応援や警備会社への依頼、イベント会社に依頼する場合も多いため、これら関係スタッフについても感染の有無を事前に注意する必要があります。また、リハーサル等事前準備段階でも感染のおそれがあることから、会場の換気を適宜に行う等の感染予防策をとっておく必要があります。 もっとも、このような対策を各会社が個別にとった場合に、それが後から法的な問題を生じることになっては困ります。そこで、経済産業省と法務省は、｢株主総会運営に係るＱ＆Ａ｣(以下、｢Ｑ＆Ａ｣という)を2020年4月2日に発表しました。これに従って株主総会を運営することが事後的な問題を生じさせないためには妥当であるといえます。Ｑ＆Ａでは、株主総会の招集通知等において、新型コロナウイルスの感染拡大防止のために出席を控えることを呼びかけることは可能であるとしています(Ｑ1)。感染拡大防止策の一環として、出席を控えるよう呼びかけることは、株主の健康に配慮した措置であることを理由としています。その際には、4で後述する書面や電磁的方法による事前の議決権行使の方法を案内することによって、出席しない株主の議決権行使の機会を保障することが妥当といえます。
またＱ＆Ａは、そもそも新型コロナウイルスの感染拡大防止のために会場に入場できる株主の人数を制限すること(Ｑ2)や、株主総会への出席について事前登録制を採用し、事前登録者を優先的に入場させること(Ｑ3)も可能としています。Ｑ＆Ａは、現下の状況においては、その結果として、会場に事実上株主が出席していなかったとしても、株主総会を開催することは可能と回答していますので、これらの対応が参考になります。
（２）株主総会開催当日の対応策
次に、開催直前を考えてみます。(一)株主について、前記楽天の株主総会では、会場の入り口で検温を行い、熱がある人や体調不良の人は入場を断る場合があると報じられています。このように、①来場した株主に対してサーモグラフィー検査を実施し、例えば37.5度を超えるような発熱が確認されるような場合は、必要に応じて問診を経た上で退席を促すこと、発熱がなくとも頻繁に咳き込んで異常な呼吸器症状が認められるような場合は、退席を求める措置をとることも一考に値します。Ｑ＆Ａでも、新型コロナウイルスの感染拡大防止に必要な対応であるから、発熱や咳などの症状を有する株主の入場を断ることや退場を命じることも可能であるとしています(Ｑ4)。
新型コロナウイルスは換気が悪く、多くの人が密集する環境では感染の危険性が高くなります。そこで、②参加者への手洗いやアルコール消毒の推奨、マスク着用の依頼、会場スペースを広くとり、会場が狭い場合は第2会場を設ける等別室で総会に参加する状況を作ることも考えられます。
また、株主総会の開催者側が感染を拡大してはならないのは当然のことです。そこで、(二)役員や(三)株主総会開催関係スタッフについても感染を予防する措置をとることが必要です。前記楽天の株主総会では、感染防止のため議事進行を大幅に短縮すると報じられています。Ｑ＆Ａでも、新型コロナウイルスの感染拡大防止に必要な対応をとるために、例年に比べて議事の時間を短くして株主総会の時間を短縮すること等は可能と回答しています(Ｑ5)。株主総会の所要時間は、従前より長時間を要する傾向があり、2019年の上場会社の株主総会の統計によれば、最も多いのは｢(60分超)90分以下｣(集計対象の約23％)、次に｢(90分超)120分以下｣(集計対象の約10％)ということです。例えば、議長は、会議の目的事項の説明について｢招集通知記載のとおりである｣等として省略する、事業報告の概要をウェブで配信すると述べた上で重要事項に絞って説明する等、可能な限り短時間化を図るようにすることを検討すべきでしょう。
もっとも、前記の統計に拠れば質疑応答が比較的活発に行われる場合には、120分を超える会社もあるようです(調査対象の約4％)。会社法は、取締役、会計参与、監査役および執行役は、株主総会において、株主から特定の事項について説明を求められた場合には、当該事項について必要な説明をしなければならないと定めています(会社法314条本文)。したがって、議事進行を短縮するためという理由で株主からの質問について十分に説明を行わずに質疑を打ち切った場合には、株主総会後に決議取消の訴えを提起されるリスクも生じます(会社法831条1項1号)から、質疑応答に時間を割いているのです。しかし、新型コロナウイルス感染症対策が求められる現下においては株主総会の短時間化のために質疑応答の対策を考えておく必要があります。そこで株主総会の迅速かつ効率的な議事運営のために、議長が株主に趣旨説明をした上で1人1問に限定する、要領を得ない発言については要点を簡潔に述べるように積極的に促す、さらには、質疑応答に充てるおおよその時間をあらかじめ決めておいて、議長から株主総会の開催時に先立ってその旨を説明しておき、株主からの了承を得た上で質疑応答を進め、所定の時間が経過したタイミングで、報告事項または決議事項に関する質問の有無を確認した後に質疑を打ち切るという進め方も提案されています。出席株主からの質問数がどの程度あるかは会社毎に異なるため、事前に目安となる時間を定めることは困難ですが、これまでの定時株主総会における質問の頻度や株主総会の所要時間を元に、質疑応答の時間として十分な時間を確保すればこのような進め方も適当といえるでしょう。
また、株主総会後に開催される株主懇親会等は新型コロナウイルス感染症の感染拡大が終息するまでは開催しないことにすることも妥当でしょう。
株主総会の議長(会社法315条)を定款で定めている会社も多いと思われます。代表取締役社長が議長を務めると定款に定めている場合に、社長が株主総会の当日に37.5度を超える発熱を起こしてしまうこともあり得ます。そうした場合に備え、議長を交替した場合の対応策についても検討しておくと良いでしょう。
３．来場せずに株主総会に参加する方法
株主の議決権行使を容易にするために、株主総会に出席しない株主が書面により議決権を行使することが認められています(書面投票制度：会社法298条1項3号、311条)。この制度は、議決権を有する株主数が1000人以上の株式会社については(例外はあるものの)採用が義務づけられています(会社法298条2項本文)が、これを任意に採用することもできます。この制度を採用する場合、会社は、株主総会の招集通知を発する際に、株主総会参考書類(議決権の行使につき参考となるべき事項を記載した書面)と議決権行使書面(株主が議決権を行使するための書面)を交付しなければなりません(会社法301条)。また、株主総会に出席しない株主が電磁的方法により議決権を行使することも認められています(電子投票制度：会社法298条1項4号・312条）。この制度を採用する場合、株主総会参考書類と議決権行使書面の内容に相当するものを株主に提供しなければならないことになります(会社法302条)。これらの制度を活用すれば株主を来場させることなく事前に議決権の行使をすることができます。
もっとも、株主総会当日に役員と質疑応答を行い、それに基づき賛否を決めたいと考える株主にとっては十分な措置とはいえません。そこで、株主総会の状況をタイムリーに把握できるようにインターネットを介して株主総会をライブ中継する方法が考えられます。誰でもアクセスできるウェブサイトでストリーミング配信する方法、株主がID・パスワードの発給を受けて専用のウェブサイトで視聴する方法等があるでしょう。もっとも、株主総会の様子を視聴することができても出席株主には算定されない点は注意する必要があります。
そこで、ハイブリッド型バーチャル株主総会の活用が検討されています。これは、取締役や株主等が一堂に会する物理的な場所で株主総会(リアル株主総会)を開催する一方で、リアル株主総会の場に在所しない株主がインターネット等の手段を用いて遠隔地から参加／出席することができる株主総会のことです。経済産業省は、2020年2月26日に｢ハイブリッド型バーチャル株主総会の実施ガイド｣を示しており、それが参考になります。ハイブリッド型バーチャル株主総会は、株主総会の会場に来場できない株主への情報提供を拡充し、審議への参加機会を拡張する仕組みですから、株主総会当日の議事運営や審議を充実することが期待されています。もっとも、こうした取り組みは株主総会が長時間化する取り組みにもつながるため、出席者(出席株主、役員、株主総会開催関係スタッフ)に感染リスクが残り、会場での集団感染を拡大しかねないとの懸念から、現在の状況でこの仕組みを利用することに否定的な見解もあります。
しかし、ハイブリッド型バーチャル株主総会は、リアル株主総会の場に在所しない株主も、会社から通知された固有のIDやパスワードによる株主確認を経て、ウェブサイト等で配信される中継動画を傍聴する形で株主総会の審議に参加することができます。特に、政府の緊急事態宣言が2020年4月7日発令され（発令時の対象期間は5月6日まで）、本稿執筆時点ではテレワークが推奨され、自宅待機の要請が強まっています。株主も外出をし難い状態になっています。緊急事態宣言の発令期間が長引いた場合、株主総会の会場として予定していた施設（ホテルの宴会場等）が利用できず、設備面で株主総会の開催が困難になるケースも考えられます。その場合でも、ハイブリッド型バーチャル株主総会であれば役員とスタッフ（株主総会の運営側）がリアル総会を開き、ウェブで多くの株主が参加／出席することで株主総会を延期することなく開催することが可能となります。実際にはバーチャルオンリー株主総会に近い状態といえるかもしれません。株主総会の審議に積極的に参加したい株主のことを考えれば、ハイブリッド型バーチャル株主総会の活用を検討することが望まれます。
４．定時株主総会の2段階開催－継続会－
6月に定時株主総会の開催を予定する企業において、２で述べた株主総会の開催時期を延期するか、３・４で述べた6月に開催（バーチャル株主総会の場合を含む）するか、の選択肢を検討するに当たり、他に問題となるのは、定時株主総会に上程する決算書類の監査を終えているかです。
会社は各事業年度に関する計算書類（貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表）および事業報告とこれらの附属明細書を作成し（会社法435条2項・3項、会社計算規則59条）、監査役の監査（機関設計によって監査役会（監査等委員会・監査委員会）と会計監査人の監査）を受け、これを取締役会で承認した上で計算書類と事業報告を定時株主総会に提出し、計算書類は当該総会の承認を、事業報告はその内容の報告をしなければならないことになります。ただし、（機関設計によって監査機関が異なりますが）例えば会計監査人と監査役会設置会社においては、計算書類について会計監査人の無限定適正意見があり、それが不相当であるとする監査役会の意見と監査役の意見の付記がない場合には、計算書類も総会の承認ではなく報告すればよいということになります（会社法435～439条、会社計算規則135条）。このような監査機関による監査が適正に行われることが定時株主総会の開催に当たっては必要です。
もっとも、日本では6月に定時株主総会を開催する企業が多く、その監査業務が4月～5月に集中しているところ、４で述べたように政府の緊急事態宣言が発令されたため、外出自粛の要請もあり、会計監査人・監査機関による監査業務に大幅な遅延が生じる可能性があります。また、有価証券報告書、四半期報告書等の提出期限について、2020年9月末まで一律に延長する内閣府令改正が行われること等を踏まえ、金融庁では「新型コロナウイルス感染症の影響を踏まえた企業決算・監査及び株主総会の対応について」（2020年4月15日）を示しました。
そこでは、定時株主総会を2段階で開催するという方法を示しています。
まず、①当初予定した時期（6月）に定時株主総会（先行総会という）を開催し、先行総会において株主総会を続行する（会社法317条）という決議を求めます。この先行総会では、取締役の選任等を決議するとともに、計算書類、監査報告等については、継続会において提供する旨の説明を行うこととします。
次に、②会社と会計監査人（監査法人）においては、従業員や監査業務に従事する者の安全確保に対する十分な配慮を行ったうえで決算業務、監査業務を遂行し、これらの業務が完了した後直ちに計算書類、監査報告等を株主に提供して株主による検討の機会を確保するとともに、先行総会後の合理的な期間内に継続会を開催することを求めます。
そして③継続会において、計算書類、監査報告等について十分な説明を尽くすこととなりますが、その開催に際しても、必要に応じて開催通知を発送するなどして、株主に十分な周知を図ることとしています。
継続会とは、議事に入ったものの何らかの理由で審議が終了せず、審理未了のまま総会を後日に継続して行う場合をいい、継続会を行うためには株主総会の招集決定を行う必要も、招集通知を発出する必要もない、つまり改めて招集手続を経るは必要ないとされています（会社法317条）。また、継続会として招集手続を経る必要はないということは、継続会と先行総会とは同一性・連続性がなければならず、両総会の間が公開会社では2週間以内に、非公開会社では1週間以内と解され、それを超える場合はあらためて招集手続が必要であると解されています。しかし、新型コロナウイルス感染症対策が必要な現状においては、この期間を超える場合もやむを得ないでしょう。株主総会が招集手続上の瑕疵を帯びることがないように、金融庁が示した①～③の手続をとって株主総会を継続会とすることも検討に値します。
継続会とした場合、基準日を変更しなくとも良いため、２（３）・（４）で述べた株主総会の権利行使や剰余金の配当は定款に定めた基準日株主を対象とすることができ、株主に対する影響を小さくすることができます。もっとも、継続会のために株主総会の会場を確保することや開催通知の発送等については株主総会を延期する場合と同様の課題が残ります。こうした点に留意しつつ、継続会とすべき否かの判断をすることが求められます。
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